logo

Contactinformatie

Kokermolen 11, 3994 DG Houten
Postbus 331, 3990 GC Houten

Tel: 030 - 6355250
E-mail: info@szpluimvee.nl

 
 

Zo pak je samen werkdruk aan

Zo pak je samen werkdruk aan!

Wil jij snel en goed iets rond werkdruk organiseren? Met deze handreiking kun je dat stap voor stap doen, samen met de betrokkenen.

1. Plan een bijeenkomst. Neem er tenminste anderhalf uur de tijd voor. Zorg dat de betrokken medewerkers en leidinggevenden aanwezig zijn.
2. Geef kort informatie over waarom je vandaag bij elkaar zit en wat werkdruk is. Je kunt hiervoor de algemene tekst uit de arbocatalogus gebruiken. Je kunt deze informatie ook al van te voren aan de deelnemers uitdelen.
3. Verzamel wat er goed gaat en wat er beter kan. Geef de aanwezigen een stapel memovelletjes en laat ze per velletje iets opschrijven wat goed gaat of iets wat beter kan. Hang alle velletjes op twee grote flappen ('één voor wat goed gaat en één voor wat beter kan). Breng structuur in de memovelletjes aan, hang bij elkaar wat over hetzelfde onderwerp gaat. Laat medewerkers vervolgens op beide flappen stemmen: bijvoorbeeld door ze op beide flappen 3 velletjes te laten aankruisen van wat ze het belangrijkste vinden. Bepaal vervolgens voor beide flappen een top 3 (of 5 of 10) door stemmen te tellen. Benoem als je de toppen ziet ook hoe erg de werkdruksituatie is: is er gegeven de benoemde punten brand, onrust, of zijn er verbeterkansen maar gaat er ook veel goed?
4. Bedenk oplossingen. Vorm groepjes en geef elk groepje 1 punt wat beter kan uit de top 3 van de vorige stap. Laat elk groepje bedenken wat mogelijk is om het punt te verbeteren. Laat ze hun oplossingen structureren in wat je per medewerker zelf kan doen, wat je als groep samen kunt doen en waar je anderen binnen of buiten de organisatie voor nodig hebt. Laat de groepjes steeds terugkijken naar wat er goed gaat en die punten inzetten om aan de verbeteringen te werken. Laat de groepjes hun ideeën aan elkaar presenteren.
5. Maak vervolgafspraken. Benoem wie wat wanneer gaat doen: welke oplossingen begin je morgen mee en wie gaat de oplossingen elders in de organisatie bespreken? Zorg ervoor dat iedereen iets gaat doen. Maak een grote lijst met een overzicht van de afspraken.
6. Monitor en evalueer het vervolg. Beleg na de afgesproken periode weer een bijeenkomst. Bevraag elkaar op wat er gedaan is en in hoeverre het heeft geholpen. Bespreek de gemaakte afspraken en gekozen oplossingen. Hang bijvoorbeeld de gekozen oplossingen op en laat iedereen invullen wat voor rapportcijfer hij/zij op dit moment van de oplossing vindt...nu hij/zij weet wat de oplossing in de praktijk heeft opgeleverd. Je kunt ook iedereen op een velletje vragen om de werkdruksituatie nu met die van vorige keer te vergelijken. Iedereen mag er bijvoorbeeld vijf woorden voor gebruiken. Hang de velletjes op een flap, lees ze van elkaar en maak een samenvatting.
7. Rond af. Gaat het beter? Alles onder controle? Beleg wie wanneer nog aan welke oplossingen werkt en bespreek het vervolg van die oplossingen in het gewone werkoverleg. Het is ook mogelijk dat er nog niet genoeg veranderd is. Blijf dan in deze speciale bijeenkomsten aan de werkdrukafspraken werken.

Deze aanpak is beschikbaar gesteld door Ergo-balans,
© Aukje van den Bent, 2009